Decidiu trocar de CRM imobiliário? Boa. Mas migração mal feita perde histórico, deixa anúncio fora do ar nos portais e cria caos no time. Esse checklist cobre cinco erros que derrubam uma migração vinda de Jetimob, Imobzi, Tecimob ou Imoview (Universal Software).
Premissas: você decidiu trocar (não cabe debater aqui). Você tem 50 a 1.000 imóveis ativos. Você tem 3 a 30 corretores. Quer migrar em 7 a 21 dias úteis sem perder dado.
Antes de começar (semana -1)
Checklist preparatório
- Aliste TUDO o que precisa migrar: imóveis (com fotos/tour), contatos, deals em andamento, contratos de locação ativos, histórico de mensagens
- Documente suas integrações ativas: Vivareal? ZAP? ImovelWeb? OLX? Asaas/Iugu pra cobrança? Fiadora? Anote também o endereço do XML que o sistema atual gera para os portais
- Identifique customizações: campos custom criados na Jetimob, templates de e-mail, automações específicas
- Comunique o time: data oficial de corte, plano de treinamento, expectativa de carga de trabalho extra na semana de migração
- Backup completo: exporte do sistema atual tudo o que ele permitir (planilhas, XML) e tire print das configurações importantes
Semana 1: importação (com sistemas em paralelo)
Dia 1-2: setup do CRM novo
Crie conta. Configure usuários e permissões (RBAC). Configure campos custom espelhando os da Jetimob. Configure os funis (venda e locação, se aplicável). Conecte o WhatsApp do time.
Dia 3-4: importação de imóveis e contatos
CRMs modernos têm importador próprio (planilha, XML ou API). No MIX, os imóveis entram pelo XML que o sistema atual já gera para os portais, por upload ou pela URL, com até 30 fotos por imóvel copiadas para o armazenamento do MIX, e os contatos, empresas e negociações por planilha CSV ou XLSX; a importação é feita por você, não pelo time do MIX. Foto que não vem no XML precisa ser enviada de novo. Faça isso com o sistema antigo ainda ativo: depois do cancelamento, o XML e as fotos dele podem sair do ar.
Dia 5-7: importação de deals e contratos
Deals em andamento (negociação, proposta, contrato preliminar) precisam chegar com o contexto: o que o cliente pediu, o que foi prometido e o próximo passo. Contratos de locação ativos precisam vir com data, valor, IGP-M aplicado, próximo reajuste. Validação manual neste passo é crítica. No MIX, as negociações entram por planilha, mas os contratos de locação ativos são cadastrados de novo no próprio MIX: ele não importa contrato de outro sistema.
Semana 2: validação e corte de portais
Dia 8-10: conferência do feed novo
ATENÇÃO: aqui é o ponto mais delicado, e quem manda é a regra de cada portal. No Grupo OLX (ZAP, Viva Real e OLX), a integração é configurada no Canal Pro com a URL do XML, normalmente há uma integração por conta, e mudar de integrador exige cancelar a integração atual e configurar uma nova; o cancelamento exclui todos os anúncios integrados, e não dá para desativar temporariamente sem perdê-los (central de ajuda do ZAP). Por isso, nestes dias você não mexe no portal: confere o feed do CRM novo. Todo imóvel que está no ar pelo sistema antigo precisa estar ativo no novo, com fotos, preço e código certos. Nos outros portais (ImovelWeb, Chaves na Mão e os demais), pergunte ao suporte de cada um como é a troca de integrador antes de marcar a data.
Dia 11-12: corte oficial
Escolha um dia de pouco movimento na sua imobiliária e avise o time. No Grupo OLX, a troca é em sequência e no mesmo dia: peça ao atendimento do portal o cancelamento da integração do sistema antigo e configure a nova no Canal Pro, com a URL do XML do CRM novo. O portal lê o arquivo a cada 12 horas, e as mudanças podem levar até 24 horas para aparecer, segundo a mesma central de ajuda: conte com os anúncios fora do ar nesse intervalo. Depois, confira imóvel por imóvel que tudo voltou com a informação certa.
Dia 13-14: monitoramento + ajustes
Acompanhe leads chegando no CRM novo. Verifique notificações funcionando. Treine time nos novos fluxos com casos reais. Se der, mantenha o acesso ao sistema antigo para consultar o histórico. No MIX, cada conexão de portal mostra a última vez que o portal leu o arquivo.
Os 5 erros que destroem migração
1. Não exportar fotos antes de cancelar Jetimob/Imobzi
Se as fotos ficam no servidor do sistema antigo, elas podem sair do ar quando a conta for cancelada. Importe a carteira (ou baixe as fotos) antes de cancelar qualquer coisa: no MIX, a importação por XML copia até 30 fotos por imóvel para o armazenamento do próprio MIX.
2. Cancelar a integração do portal antes de o feed novo estar pronto
No Grupo OLX, cancelar a integração exclui todos os anúncios integrados, e eles só voltam quando o portal ler o XML do CRM novo. Se o feed novo ainda estiver incompleto nessa hora, o imóvel que faltar fica fora do ar até alguém perceber, e imóvel fora do ar não recebe lead. Cancele só com o feed novo conferido, e configure a integração nova no mesmo dia.
3. Migrar deals em andamento sem o contexto
Deal vem só com nome, valor e fase, mas sem o histórico de 'cliente disse que quer financiar com Caixa, marcou pra liberar FGTS dia 15'. Vendedor entra na próxima conversa cego. Leve o resumo de cada negociação em andamento para o CRM novo, nem que seja numa nota.
4. Cancelar Jetimob/Imobzi antes de validar 30 dias
Se der, mantenha o sistema antigo ativo, no plano mais barato que ele oferecer, por 30 dias após o corte, só para consulta (a integração com os portais já terá sido trocada). Inevitavelmente surge 'preciso ver aquele histórico de 6 meses atrás' ou 'esse contrato antigo'.
5. Não treinar o time antes do corte
Time que ainda está aprendendo o CRM novo no dia do corte vai trabalhar mais devagar nas primeiras semanas. Treinamento ao vivo + simulação de 3 cenários (lead novo, agendamento, fechamento) na semana anterior ao corte.
Quem ajuda com a migração?
No MIX, o CRM que mantém este blog, quem vem da Jetimob, da Imobzi ou de outro sistema faz a migração com as ferramentas de importação: não há migração assistida pelo nosso time nem prazo prometido. A carteira de imóveis entra pelo XML que o sistema atual já gera para os portais (VRSync, ImovelWeb, OpenImobiliária/Jetimob, InGaia Union ou genérico), com as fotos, e o MIX continua lendo esse arquivo a cada 6 horas, por padrão, enquanto os dois sistemas convivem. Contatos entram por planilha CSV ou XLSX. Só quem vem do Kenlo tem a migração de CRM feita pelo time do MIX. Depois do corte, o MIX publica a carteira por feed XML no formato VRSync, que é a URL que você cola no Canal Pro.
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