Relatório para proprietário de imóvel: modelo quinzenal pronto

O telefone toca à noite e é o proprietário: "e aí, alguma novidade?". Você manda um print da agenda, outro do portal, promete um retorno, e a semana seguinte começa igual. O relatório para proprietário de imóvel existe para acabar com essa ligação. Quando o dono recebe, sempre no mesmo formato e no mesmo dia, o que aconteceu com o imóvel dele, ele cobra menos e escuta mais quando chega a hora de falar de preço. É o relatório, quinzena após quinzena, que prepara essa conversa, a mais difícil de todas.

O que mostrar no relatório para proprietário de imóvel

Cada pergunta que o dono faz por telefone tem um dado que responde. A tabela abaixo é o esqueleto do relatório:

Dois dados costumam faltar. O primeiro é a visualização nos portais, que fica no painel de cada portal e precisa ser copiada à mão. O segundo é o retorno da visita, que se perde quando o corretor não registra logo depois de mostrar o imóvel. Sem ele, o relatório vira uma contagem de visitas sem explicação, e o proprietário conclui o pior.

Modelo de relatório quinzenal para imóvel à venda

Use sempre a mesma ordem. O proprietário aprende onde está cada coisa, e você para de reinventar o texto a cada quinzena.

1. Cabeçalho: imóvel, período (por exemplo, 1 a 15/11), preço anunciado e dias no mercado.
2. Onde está: portais e canais, com o link de cada anúncio.
3. Procura: contatos recebidos no período e no total, por canal.
4. Visitas: feitas, canceladas e não comparecimentos, com a média de interesse.
5. O que disseram: as três objeções mais citadas, com as palavras dos visitantes.
6. Propostas: recebidas, em negociação ou recusadas, com os valores.
7. Leitura do corretor: duas ou três frases sobre o que os números mostram.
8. Próximo passo: o que muda nos próximos 15 dias e o que você precisa do proprietário.

Um exemplo preenchido, com números fictícios:

Apartamento de 3 quartos no Centro. Período: 1 a 15/11. Preço anunciado: R$ 690 mil, 48 dias no mercado. No ar em 4 portais e na página da imobiliária. 22 contatos no período (61 no total). 5 visitas feitas e 1 não comparecimento. Interesse médio de 3,2 em 5. Objeções mais citadas: preço (4 visitas), cozinha sem reforma (3) e vaga apertada (2). Nenhuma proposta. Leitura: o imóvel atrai visita, mas quem visita compara com dois apartamentos da mesma rua anunciados por menos. Próximo passo: fotos novas da cozinha até o dia 20 e conversa sobre preço no dia 22.

Repare que a leitura do corretor já prepara a conversa sobre preço, sem dar ordem ao proprietário. Para o imóvel vago à espera de inquilino, a estrutura é a mesma: troque "propostas" por "fichas de cadastro recebidas" e acrescente a situação da análise de cada pretendente.

O relatório também ajuda a captar. Mostrar ao proprietário, na primeira reunião, um modelo do que ele vai receber a cada quinzena é um argumento concreto para fechar a captação de imóveis com exclusividade.

O relatório começa na ficha da visita

Metade das linhas do relatório depende de uma coisa: o corretor registrar o retorno da visita no mesmo dia. Uma ficha curta resolve:

• Interesse de 1 a 5, na percepção do corretor, logo depois da visita.
• Objeções de uma lista fixa: preço, tamanho, conservação, planta, localização, barulho, sol e ventilação, vaga, valor do condomínio, documentação.
• Vai propor: sim, não ou talvez.
• Uma frase com as palavras do cliente, para o relatório não soar como opinião do corretor.

A lista fixa de objeções importa mais do que parece. Quando cada corretor escreve do seu jeito, "achou caro", "acima do orçamento" e "preço alto" viram três objeções diferentes, e o ranking que você mostra ao proprietário deixa de dizer alguma coisa. Com a lista, a conta é simples: quantas visitas citaram preço, quantas citaram conservação.

O corretor é obrigado a informar o proprietário?

O proprietário não liga para saber do imóvel porque é ansioso. Liga porque não vê o trabalho. E mostrar esse trabalho, pela lei e pelo código de ética da profissão, é dever do corretor:

• Código Civil, art. 723: o corretor é obrigado a "prestar ao cliente, espontaneamente, todas as informações sobre o andamento do negócio" e, sob pena de responder por perdas e danos, a esclarecer as "alterações de valores e de outros fatores que possam influir nos resultados" (Código Civil no Planalto). Espontaneamente quer dizer sem esperar o dono perguntar.
• Código de Ética, art. 4º: cumpre ao corretor "prestar ao cliente, quando este as solicite ou logo que concluído o negócio, contas pormenorizadas" (inciso V) e cuidar da orientação técnica, "reservando ao cliente a decisão do que lhe interessar pessoalmente" (inciso VI), segundo a Resolução COFECI 326/1992. Na prática: você recomenda o preço, o dono decide.
• Exclusividade, Código Civil, art. 726: a corretagem com exclusividade ajustada por escrito dá direito à remuneração mesmo se o negócio sair sem a sua mediação, "salvo se comprovada sua inércia ou ociosidade" (Código Civil no Planalto). O histórico de anúncios, visitas e conversas é o registro do trabalho feito. Se a discussão chegar a esse ponto, quem orienta é um advogado; o relatório é o que mantém esse histórico em ordem.
• Administração de aluguel, Código Civil, art. 668: quem administra em nome de outro "é obrigado a dar contas de sua gerência ao mandante" (Código Civil no Planalto). O extrato mensal é essa prestação de contas.

Como conversar sobre baixar o preço com o proprietário

Baixar o preço é a conversa que muito corretor adia, e adiar custa tempo de mercado para os dois lados. Ela fica mais fácil quando o relatório já vinha mostrando os sinais:

• muitas visitas, nenhuma proposta e "preço" no topo das objeções;
• poucos contatos para o tempo de anúncio, comparados aos imóveis parecidos da região;
• propostas que chegam sempre na mesma faixa abaixo do pedido;
• imóveis parecidos que saíram do ar ou foram vendidos por menos.

Como conduzir:

1. Mostre os números das últimas semanas, no mesmo formato do relatório. Nada de novidade na reunião.
2. Mostre os comparáveis: quatro a seis imóveis parecidos, com o metro quadrado de cada um. A calculadora de comparáveis faz a conta da mediana e da faixa a partir dos imóveis que você informar.
3. Leve duas ou três opções em vez de uma ordem: manter o preço e mudar outra coisa (fotos, reforma pequena, portal com destaque), ajustar para um valor, ou ajustar e renovar o anúncio.
4. Deixe o proprietário decidir. É o que o Código de Ética chama de reservar ao cliente a decisão do que lhe interessa.
5. Registre a decisão por escrito, com a data. Se ele mantiver o preço, o próximo relatório mostra o efeito, e a conversa volta com mais dado.

Uma mensagem para marcar a conversa (números fictícios):

Oi, Marta. Fechei o relatório da quinzena do apartamento. Em 48 dias foram 9 visitas e nenhuma proposta, e o preço apareceu como objeção em 6 delas. Separei 4 apartamentos parecidos na região: o metro quadrado deles vai de R$ 8.900 a R$ 9.600, e o nosso está em R$ 10.300. Tenho três caminhos para te mostrar, com o que esperar de cada um. Podemos falar amanhã às 18h?

Não prometa prazo de venda em nenhuma das opções. Prometa o que você controla: o que vai fazer e quando vai mostrar o resultado.

Relatório na locação: o que o extrato mensal precisa trazer

Na administração de aluguel, o proprietário quer menos análise e mais conta fechada. O extrato mensal precisa trazer:

• aluguel cobrado e data em que o inquilino pagou, com multa e juros quando houve atraso;
• taxa de administração descontada, com o percentual do contrato;
• despesas pagas pela imobiliária no mês (manutenção, IPTU, condomínio), com comprovante;
• valor repassado e data do repasse;
• o que vem pela frente: vencimento da garantia, data do reajuste, fim do contrato.

Se a cobrança e o repasse já saem do sistema, o extrato sai junto. É o que uma gestão de locação integrada ao CRM resolve: o dado que gera o boleto é o mesmo que aparece no extrato, sem redigitar.

Como parar de mandar print

O print no WhatsApp parece rápido, mas some na conversa, não tem histórico e costuma levar junto nome e telefone de quem visitou. Compare as saídas:

Em qualquer formato, não mande nome e telefone de quem visitou. O proprietário precisa saber o que aconteceu, e não quem é o interessado. A LGPD manda limitar o tratamento de dados pessoais "ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades" (Lei 13.709/2018, art. 6º, III), e o contato do interessado é fruto do trabalho da imobiliária.

No MIX, o CRM que mantém este blog, o painel do proprietário é um link que o corretor manda ao dono do imóvel, sem cadastro e só de leitura, com validade de 1 a 365 dias e até 100 imóveis. Para cada imóvel, ele mostra:

• as visitas dos últimos 90 dias (total, concluídas, interesse médio de 1 a 5 e quantos querem propor) e as visitas por semana;
• uma linha do tempo: publicação, primeira e última visita, primeiro interesse em propor;
• as 5 objeções mais citadas e os portais onde o imóvel está publicado;
• na locação, as últimas 12 cobranças e os 12 repasses.

Ele não mostra visualizações nos portais, leads, propostas nem quem são os interessados, então esses pontos continuam na sua leitura da quinzena. E o link não sai sozinho: o corretor copia e manda quando achar a hora, e o administrador ou o gestor pode revogá-lo.

De quanto em quanto tempo mandar o relatório

Combine a frequência no dia da captação e cumpra. Uma sugestão de ponto de partida:

• Imóvel à venda ou vago para alugar: relatório a cada 15 dias, e aviso na hora quando chega proposta.
• Imóvel sem proposta há 60 dias: uma conversa por telefone ou vídeo, com os comparáveis na mão.
• Administração de aluguel: extrato todo mês, logo depois do repasse.
• Canal: o mesmo sempre. Se o relatório chega por e-mail, a conversa sobre ele não se espalha em três aplicativos.

Relatório atrasado é pior que relatório curto. Se a quinzena foi fraca, mande assim mesmo, com a leitura e o próximo passo. O silêncio é o que abre espaço para outra imobiliária.

Perguntas frequentes

O que colocar no relatório para o proprietário do imóvel?

Onde o imóvel está anunciado, os contatos recebidos, as visitas feitas, o interesse e as objeções dos visitantes, as propostas, a sua leitura dos números e o próximo passo. Na administração de aluguel, o extrato: aluguel cobrado, taxa de administração, despesas, repasse e o que vence nos próximos meses.

O corretor é obrigado a prestar contas ao proprietário?

Sim. O Código Civil (art. 723) obriga o corretor a informar espontaneamente o andamento do negócio, e o Código de Ética (Resolução COFECI 326/1992, art. 4º, V) manda prestar contas pormenorizadas quando o cliente pede ou logo que o negócio é concluído. Na administração de aluguel, o art. 668 do Código Civil obriga quem administra a dar contas ao dono.

Posso mostrar ao proprietário quem visitou o imóvel?

Evite. Mostre números, interesse e objeções, sem nome e telefone. A LGPD (art. 6º, III) manda usar só o dado necessário para a finalidade, e o proprietário não precisa saber quem é o interessado para entender como a venda está indo.

De quanto em quanto tempo mandar o relatório?

A cada 15 dias para imóvel à venda ou vago, com aviso imediato de proposta, e todo mês na administração de aluguel. O que importa é cumprir o combinado: o relatório que chega sempre no mesmo dia evita a ligação de cobrança.

Como convencer o proprietário a baixar o preço do imóvel?

Com o histórico, e não com opinião: visitas sem proposta, objeções de preço repetidas e o metro quadrado de imóveis parecidos. Leve opções, deixe a decisão com ele e registre o que foi decidido.

Fontes

• Código Civil (Lei 10.406/2002), arts. 668, 723 e 726
• Resolução COFECI 326/1992 (Código de Ética dos corretores), art. 4º
• Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018), art. 6º